La signora Giulia
Strumenti di fidelizzazione del cliente – paziente

Storia
Ricordate la Signora Giulia di cui abbiamo parlato in un altro caso pratico?
Sono passati tre mesi. I tre soci dello studio sono soddisfatti: le cose stanno andando davvero bene. Il dr. Ferrari, il dr. Russo e il dr. Colombo sono insieme per la loro riunione settimanale.
Esordisce il dr. Ferrari.
- Bentornato, Colombo. La scorsa settimana non c’eri. Ti sei fatto una bella vacanza! Beato te! Ma come hai fatto?
il dr. Colombo
- È merito della signora Giulia! Quella donna è un vulcano di idee! E di idee geniali! Ma lo sapete che mi ha risolto problemi che ritenevo impossibili da sistemare? Lo vedrete dai conti dello studio. Ho aumentato i miei introiti del 20%, e in epoca di crisi!
Il dr. Russo
- È veramente un miracolo! Racconta!
Tutto è cominciato quando ho esposto alla signora Giulia alcuni dei problemi più frequenti. Nel mio lavoro i pazienti non sono molto fedeli. Spesso mi arrivano pazienti che erano già stati da altri specialisti, e dimenticano la cartella clinica, così mi ritrovo a ricominciare daccapo senza sapere quali esami o quali cure avevano fatto. E poi capita spesso che i pazienti non vengano alle visite di controllo, così mi succede di avere più volte alla settimana delle ore buche. La Signora Giulia ha trovato modo di aumentare la fedeltà dei miei pazienti, ridurre il numero di quelli che arrivano senza la documentazione e ridurre, drasticamente, le ore buche della mia giornata.
Ma come ha fatto? Magari possiamo applicare anche noi le stesse soluzioni, e poi potremmo raccontarle anche gli altri problemi che abbiamo.
Domande
- Come può aver fatto la Signora Giulia a:
- far sì che il dr. Colombo abbia la documentazione il più completa possibile sul paziente
- ridurre le ore buche della giornata, quasi sempre causate da pazienti che non si presentano alla visita prenotata?
Risposta
Far sì che il dr. Colombo abbia la documentazione il più completa possibile sul paziente
Un sistema abbastanza semplice, che vale per i pazienti dopo la prima visita, è quello di predisporre una cartellina personalizzata con il nome dello studio medico dove il paziente possa conservare tutte le informazioni. Ciò rende più facile che il paziente porti con sé tutti i documenti.
Un sistema più complesso, che richiede alcuni accorgimenti per garantire la privacy, è quello di creare un collegamento e un dialogo tra lo specialista e il medico di base del paziente. La signora Giulia ha creato un modulo, da far firmare al paziente, in cui il paziente richiede e autorizza un dialogo tra lo specialista e il suo medico di base. Ha poi aperto una casella PEC (posta elettronica certificata) e tramite questa ottiene le informazioni di medici di famiglia.
Inoltre, per alcune informazioni essenziali, si preoccupa di spiegare al paziente perché servono, sia a voce che attraverso dei foglietti prestampati, così il paziente è coinvolto, sa a cosa servono i documenti, ed è più probabile che li ricordi.
Infine, quando telefona per confermare e ricordare l’appuntamento, la signora Giulia ricorda al paziente di portare con sé tutti i documenti e spiega brevemente perché sono importanti.
Ridurre le ore buche della giornata, quasi sempre causate da pazienti che non si presentano alla visita prenotata
La signora Giulia telefona sempre ai pazienti due giorni prima della visita, chiedendo conferma e ricordando l’orario. Per chi conferma, la telefonata serve da promemoria e la signora Giulia ricorda anche i documenti da portare con sé.
Se, invece, il paziente spiega che ha problemi, la signora Giulia gestisce l’agenda degli appuntamenti facendo in modo di ridurre il più possibile le ore buche, sia contattando pazienti in lista d’attesa, sia spostando gli orari.
Questa attività, però, richiede attenzione e una buona conoscenza dei pazienti stessi.
In termini tecnici, gli strumenti applicati dalla Signora Giulia, come possono essere definiti?
Incremento della fidelizzazione dei pazienti

Il mondo del lavoro chiede ancora competenze di analisi, e infatti ci sono corsi che insegnano a farlo. Eppure … vi è mai capitato di assistere, o di partecipare, ad una riunione in cui si analizza, ad esempio, perché il lancio di un prodotto è andato bene o è andato male? O di leggere relazioni su questi argomenti? È imperativo dire solo quello che è conforme al pensiero comune in azienda, quando non diventa imperativo assimilarsi al pensiero del capo. Però più o meno tutti sanno che non si usa più cercare i colpevoli, quindi si assiste a strani giri di parole (e di pensiero) da far invidia ai Brooks Brothers dell’ormai mitologico film: alla fine sono state le cavallette. Per non cercare i colpevoli si evita di esaminare gli errori. Peccato che siano due cose completamente diverse. Non c’è ricerca del colpevole nel dire, ad esempio, che il proprio reparto ha sottovalutato l’impatto di un concorrente, o che la produzione ha sottostimato i tempi tecnici e vorremmo scoprire perché è avvenuto, per non ripetere l’errore la prossima volta, così al prossimo lancio di prodotto potremo fare errori diversi. Ma il problema non è esattamente quello descritto. Ciò che viene abitualmente evitato è di esporsi, quindi di pensare e parlare dal profondo dell’anima. I vecchi imprenditori che hanno determinato il boom economico italiano erano un po’ rozzi, forse, ma pienamente sinceri. Ora si applica l’apparente piena sincerità solo all’urlo demagogico della politica. Eppure si può parlare con l’anima senza urlare, anzi, la parte più profonda di noi argomenta sottovoce. Lo sputtanamento è forse la cosa più temuta al giorno d’oggi. Così siamo tutti felici e pieni di successo, oppure lamentosi senza costrutto, a scelta, ma evitiamo accuratamente di sputtanarci. Non contenti di trattenere parole, tratteniamo pensieri ed emozioni, spostando la parte emozionale ed emotiva della nostra vita su qualcosa che non può sputtanarci, come la squadra del cuore. E se ci pensiamo bene non è strano che le patologie più frequenti nei manager siano la gastrite, il reflusso (e ogni sera, a cena, mi tocca sentire i problemi di Paolo e Marco che si ritrovano uno stomaco che fa schifo), la disidrosi cutanea causata da eccessivi lavaggi (forse, a giudicare dalla metropolitana, la gente si preoccupa poco delle ascelle, ma tenta disperatamente di lavarsi l’anima con i più disparati detergenti). Per non parlare di Activia, ma quello sembra essere un problema femminile … Pensateci bene: se in una ricerca di candidati, per qualunque tipo di attività, fosse inclusa come skill richiesta l’onestà di pensiero e di azioni, non pensereste ad una falsa ricerca? Eppure cominciano ad esserci numerose segnalazioni che il manager che sa andare nel profondo del suo cuore, della suo cervello, della sua anima, e ne trae pensieri, parole e idee, riesce ad essere più felice, più innovativo e ad avere maggiore successo. OK, sono tutti input che arrivano dall’estero. Ma io non dispero.

Per un autore può essere molto facile o molto difficile descrivere il proprio libro, dipende dai punti di vista, e non ci sono vie di mezzo. Per me è difficile: non appartengo alla generazione abituata a fare personal branding, che poi vuol dire presentarsi al meglio e farsi pubblicità: io sono più vecchia, appartengo ad una generazione che è stata educata diversamente., a nascondersi un po'. A fatica, e a modo mio, mi adeguo. Il farmacista che comunica racconta le tecniche di comunicazione più utili per il farmacista nella sua professione quotidiana , e lo fa spiegando la teoria , aggiungendo esempi pratici ed esercizi per migliorare e ragionarci su. Ma il libro è anche, se lo vediamo nella sua globalità, una riflessione sulla professione stessa del farmacista qual è oggi e come potrà essere nel prossimo futuro. Come iscritta all'Albo da molti anni, posso dire che sono orgogliosa dei costanti attestati di fiducia che il farmacista riceve dai clienti e dai pazienti, e sono altrettanto orgogliosa dei molti farmacisti che vedo prodigarsi nel lavoro quotidiano a favore della qualità di vita di tutti. Sono invece meno orgogliosa di alcuni arroccamenti a modelli mentali ormai obsoleti, che pure si incontrano. Prendete quindi questo libro come un supporto, un aiuto e un invito al rinnovamento di una professione che ha origini antichissime e, spero, un brillante futuro.

A volte ci si pone obiettivi che, in realtà, sono già stati raggiunti: ecco un esempio di questa situazione Voglio trovare un metodo di lavoro! Più o meno è cominciato così il percorso di coaching. Lucia (ovviamente non è questo il suo nome) è una persona molto competente, molto stimata. Quando sa di sapere è anche decisa, volitiva, e non si lascia mettere i piedi in testa, ma sa anche essere modesta, disponibile. Giovane, matura per la sua età, può essere considerata un’impiegata modello o, come si dice oggi, uno young talent. Mi arriva al coaching per sviluppare maggiormente le sue capacità, peraltro ampiamente riconosciute dai suoi capi e dai suoi colleghi. Ed esordisce proponendomi l’obiettivo di trovare un metodo di lavoro. Da quel poco che la conoscevo, e da quello che mi avevano detto di lei in azienda, mi sembrava un obiettivo assolutamente pleonastico: se lei doveva trovare un metodo di lavoro che dire allora di tanti altri? Però come obiettivo ha senso, bastava formularlo in maniera adeguata. E poi un coach entra in merito al metodo, al processo, ma non può dire che rifiuta un obiettivo sensato perché sembra pleonastico. Così già alla seconda sessione di coaching l’obiettivo era stato ben formulato, e Lucia aveva proposto una strategia razionale. Le ho quindi dato come compito di perseguire l’obiettivo usando la sua strategia e chiedendole di portarne avanti, in parallelo, una alternativa. Lucia proponeva di fare, come primo passo, un’accurata indagine di tutto ciò che non funzionava nel suo metodo di lavoro. Io l’ho obbligata a cercare con altrettanto accanimento tutto ciò che funziona. Il risultato? Al terzo incontro Lucia era pienamente consapevole di avere metodi di lavoro efficaci, passibili di ottimizzazione, ma funzionanti. Ed aveva anche capito di avere la rara dote di essere flessibile nei suoi comportamenti, sapendo scegliere il metodo di lavoro in funzione delle situazioni. E così abbiamo cominciato a lavorare su obiettivi ben diversi. In questo caso la scelta di assecondare un obiettivo che in realtà era già stato raggiunto è stata efficace per superare un problema di autostima.





