Sostituzione di maternità

La gestione della segretaria

Storia
Il dr. Russo, il dr. Ferrari e il dr. Colombo hanno ormai da anni lo studio insieme. Sono amici, hanno studiato insieme all’università. Poi ciascuno di loro si è specializzato e si sono separati per qualche anno, pur tenendosi in contatto. Cinque anni fa si sono incontrati per festeggiare il quarantesimo compleanno e in quell’occasione hanno deciso di creare una sorta di poliambulatorio specialistico. Hanno in comune la sede, ma ciascuno ha il suo ambulatorio, e hanno due persone che li seguono: Anna, infermiera, li affianca anche nel lavoro quando è necessario, e Luisa, dedicata ad attività di segreteria. Sono un buon gruppo, affiatato. Hanno l’abitudine di incontrarsi tutti i lunedì mattina, dalle 9 alle 10, con una tazza di caffè e una torta per iniziare bene la settimana e discutere i problemi dell’ambulatorio. 
Quella mattina si vide subito che c’era qualcosa di diverso. Tanto per cominciare invece della solita ciambella c’erano i pasticcini, e poi Luisa chiese immediatamente la parola.
Il discorso di Luisa
Ho avuto la conferma sabato. Sono finalmente incinta. È sicuro. Ma c’è un problema. Il vostro amico ginecologo dice che la situazione non è di assoluta tranquillità, quindi se voglio portare avanti questa gravidanza dovrò stare in assoluto riposo almeno per i prossimi cinque mesi. Mi dispiace molto abbandonarvi così, ma sapete quanto ci tengo a questo bambino e quanti sacrifici abbiamo fatto per questa gravidanza.
Rimango tutti attoniti e in silenzio per pochi secondi, e poi comincia un’esplosione di congratulazioni. 
Non preoccuparti d’altro che del tuo bambino. Le disse finalmente il dr Ferrari a nome di tutti. Non possiamo neanche dire che ci hai colto di sorpresa: sapevamo tutti che da mesi eri in cura per riuscire ad avere un bambino. Sapremo cavarcela.
Grazie davvero a tutti. Avrei anche un’idea. Mia zia Giulia è appena andata in pensione. Forse ricorderete di averla conosciuta al mio matrimonio. Ha lavorato per trent’anni in quel poliambulatorio in centro, è stata lei a darmi le dritte per il mio lavoro qui. Aveva in progetto di trasferirsi in campagna, ma sono sicura che non vorrà essermi lontana durante la gravidanza. Se per voi va bene, potrei chiamarla.
Zia Giulia? La signora Giulia? Il generale? 
Ciascuno dei presenti ci mise un attimo per ricordarsi la signora Giulia, che aveva davvero le capacità strategiche e organizzative di un generale.
Fu così che la signora Giulia incontrò il dr. Russo alle 14.30, il dr. Ferrari alle 15.00 e il dr. Colombo alle 15.30.
Il dr. Russo
  • Buon giorno, signora Giulia, e benvenuta. Non so come ringraziarla di aver accettato. Con Luisa ho minimizzato, ma ero davvero preoccupato. Qui moltissime cose dipendono da lei. Noi, in genere, ci limitiamo a visitare i pazienti, ma l’organizzazione del nostro lavoro è tutto nella mani di Luisa. Sono sicura che Luisa le avrà raccontato tutto del suo lavoro, e Anna può spiegarle dove sono le varie cose e quali sono le nostre abitudini. 
Il dr. Ferrari 
  • Benvenuta, signora Giulia. Non so come avremmo fatto senza Luisa se lei non accettava di lavorare con noi. Davvero GRAZIE!! Vede, il lavoro di Luisa è davvero importante.
Prende gli appuntamenti
Tiene la mia agenda
Addirittura è lei stessa che è in contatto con mia moglie per gli impegni di famiglia, mi ricorda compleanni, anniversari, scadenze
Trascrive le mie prescrizioni ai pazienti e tiene aggiornate le schede dei pazienti
Fa in modo che i pazienti abbiano la cartella clinica e gli esami quando vengono a fare la visita e fa in modo che le visite di controllo avvengano nei tempi giusti

Il dr. Colombo 
  • Signora Giulia, bene arrivata tra noi. Come le avranno detto i miei colleghi, siamo veramente felici. Luisa è davvero indispensabile, ed eravamo molto preoccupati. Sono sicuro che Luisa e Anna le avranno spiegato la routine dell’ambulatorio. Se me lo permette, vorrei approfittare della sua esperienza per raccontarle alcuni problemi, e magari lei riesce a suggerirmi delle soluzioni quando si sarà ambientata. Purtroppo nel mio lavoro i pazienti non sono molto fedeli. Spesso mi arrivano pazienti che erano già stati da altri specialisti, e dimenticano la cartella clinica, così mi ritrovo a ricominciare daccapo senza sapere quali esami o quali cure avevano fatto. E poi capita spesso che i pazienti non vengano alle visite di controllo, così mi succede di avere più volte alla settimana delle ore buche. È un buttar via tempo. Se so di non avere pazienti per alcune ore, posso fare altro, ma questo stillicidio di visite prenotate e non rispettate mi uccide. Se lei ha qualche idea, o ha esperienza di soluzioni per questi problemi, sarò lieto di ascoltare i suoi suggerimenti.
Domande
  • Secondo voi, chi dei tre ha saputo gestire meglio l’incontro?
  • Chi ha le migliori probabilità di ottenere risultati dalla signora Giulia e perché.
Risposta
Chi dei tre ha saputo gestire meglio l’incontro?
Chi ha le migliori probabilità di ottenere risultati dalla signora Giulia e perché.
Sicuramente è il dr. Colombo che ha saputo gestire meglio l’incontro ed ha maggiori probabilità di ottenere risultati. Esaminiamo i discorsi
Il dr. Russo
  • Buon giorno, signora Giulia, e benvenuta. Non so come ringraziarla di aver accettato. Con Luisa ho minimizzato, ma ero davvero preoccupato. Qui moltissime cose dipendono da lei. Noi, in genere, ci limitiamo a visitare i pazienti, ma l’organizzazione del nostro lavoro è tutto nella mani di Luisa. Sono sicura che Luisa le avrà raccontato tutto del suo lavoro, e Anna può spiegarle dove sono le varie cose e quali sono le nostre abitudini. 
Il dr. Russo si è limitato ad un generico benvenuto in cui ha sostanzialmente dichiarato che la signora Giulia dovrà limitarsi a fare esattamente ciò che faceva Luisa, e che lui è in pratica disinteressato a tutto ciò che riguarda la gestione dello studio o che esula le sue competenze tecniche. Anche se la signora Giulia avesse delle idee brillanti o dei suggerimenti, con queste premesse non andrebbe a sottoporli al dr. Russo.

Il dr. Ferrari 
  • Benvenuta, signora Giulia. Non so come avremmo fatto senza Luisa se lei non accettava di lavorare con noi. Davvero GRAZIE!! Vede, il lavoro di Luisa è davvero importante.
Prende gli appuntamenti
Tiene la mia agenda
Addirittura è lei stessa che è in contatto con mia moglie per gli impegni di famiglia, mi ricorda compleanni, anniversari, scadenze
Trascrive le mie prescrizioni ai pazienti e tiene aggiornate le schede dei pazienti
Fa in modo che i pazienti abbiano la cartella clinica e gli esami quando vengono a fare la visita e fa in modo che le visite di controllo avvengano nei tempi giusti
Il dr. Ferrari ha sostanzialmente fatto l’elenco di ciò che Luisa ha sempre fatto. Con la sua esperienza, la signora Giulia ha probabilmente già le idee chiare sulla routine, e in ogni caso può chiedere alla nipote o ad Anna. Le informazioni del dr. Ferrari, apparentemente dettagliatissime, sono in realtà un elenco di compiti poco utile dal punto di vista operativo, e poco motivante.

Il dr. Colombo 
  • Signora Giulia, bene arrivata tra noi. Come le avranno detto i miei colleghi, siamo veramente felici. Luisa è davvero indispensabile, ed eravamo molto preoccupati. Sono sicuro che Luisa e Anna le avranno spiegato la routine dell’ambulatorio. Se me lo permette, vorrei approfittare della sua esperienza per raccontarle alcuni problemi, e magari lei riesce a suggerirmi delle soluzioni quando si sarà ambientata. Purtroppo nel mio lavoro i pazienti non sono molto fedeli. Spesso mi arrivano pazienti che erano già stati da altri specialisti, e dimenticano la cartella clinica, così mi ritrovo a ricominciare daccapo senza sapere quali esami o quali cure avevano fatto. E poi capita spesso che i pazienti non vengano alle visite di controllo, così mi succede di avere più volte alla settimana delle ore buche. È un buttar via tempo. Se so di non avere pazienti per alcune ore, posso fare altro, ma questo stillicidio di visite prenotate e non rispettate mi uccide. Se lei ha qualche idea, o ha esperienza di soluzioni per questi problemi, sarò lieto di ascoltare i suoi suggerimenti.
Il dr. Colombo dà per scontato, e lo dichiara, che la routine verrà gestita al meglio, dimostrando in questo modo una concreta fiducia sia in Luisa che nella signora Giulia. 
Inoltre approfitta nel modo migliore dell’esperienza della signora Giulia esponendole i suoi problemi e i suoi obiettivi al di là della routine, motivando la signora Giulia a dare il meglio di sé.

riflessioni
Autore: Carla Fiorentini • 4 ottobre 2026
Il mondo del lavoro chiede ancora competenze di analisi, e infatti ci sono corsi che insegnano a farlo. Eppure … vi è mai capitato di assistere, o di partecipare, ad una riunione in cui si analizza, ad esempio, perché il lancio di un prodotto è andato bene o è andato male? O di leggere relazioni su questi argomenti? È imperativo dire solo quello che è conforme al pensiero comune in azienda, quando non diventa imperativo assimilarsi al pensiero del capo. Però più o meno tutti sanno che non si usa più cercare i colpevoli, quindi si assiste a strani giri di parole (e di pensiero) da far invidia ai Brooks Brothers dell’ormai mitologico film: alla fine sono state le cavallette. Per non cercare i colpevoli si evita di esaminare gli errori. Peccato che siano due cose completamente diverse. Non c’è ricerca del colpevole nel dire, ad esempio, che il proprio reparto ha sottovalutato l’impatto di un concorrente, o che la produzione ha sottostimato i tempi tecnici e vorremmo scoprire perché è avvenuto, per non ripetere l’errore la prossima volta, così al prossimo lancio di prodotto potremo fare errori diversi. Ma il problema non è esattamente quello descritto. Ciò che viene abitualmente evitato è di esporsi, quindi di pensare e parlare dal profondo dell’anima. I vecchi imprenditori che hanno determinato il boom economico italiano erano un po’ rozzi, forse, ma pienamente sinceri. Ora si applica l’apparente piena sincerità solo all’urlo demagogico della politica. Eppure si può parlare con l’anima senza urlare, anzi, la parte più profonda di noi argomenta sottovoce. Lo sputtanamento è forse la cosa più temuta al giorno d’oggi. Così siamo tutti felici e pieni di successo, oppure lamentosi senza costrutto, a scelta, ma evitiamo accuratamente di sputtanarci. Non contenti di trattenere parole, tratteniamo pensieri ed emozioni, spostando la parte emozionale ed emotiva della nostra vita su qualcosa che non può sputtanarci, come la squadra del cuore. E se ci pensiamo bene non è strano che le patologie più frequenti nei manager siano la gastrite, il reflusso (e ogni sera, a cena, mi tocca sentire i problemi di Paolo e Marco che si ritrovano uno stomaco che fa schifo), la disidrosi cutanea causata da eccessivi lavaggi (forse, a giudicare dalla metropolitana, la gente si preoccupa poco delle ascelle, ma tenta disperatamente di lavarsi l’anima con i più disparati detergenti). Per non parlare di Activia, ma quello sembra essere un problema femminile … Pensateci bene: se in una ricerca di candidati, per qualunque tipo di attività, fosse inclusa come skill richiesta l’onestà di pensiero e di azioni, non pensereste ad una falsa ricerca? Eppure cominciano ad esserci numerose segnalazioni che il manager che sa andare nel profondo del suo cuore, della suo cervello, della sua anima, e ne trae pensieri, parole e idee, riesce ad essere più felice, più innovativo e ad avere maggiore successo. OK, sono tutti input che arrivano dall’estero. Ma io non dispero.
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Autore: Carla Fiorentini • 5 settembre 2026
Per un autore può essere molto facile o molto difficile descrivere il proprio libro, dipende dai punti di vista, e non ci sono vie di mezzo. Per me è difficile: non appartengo alla generazione abituata a fare personal branding, che poi vuol dire presentarsi al meglio e farsi pubblicità: io sono più vecchia, appartengo ad una generazione che è stata educata diversamente., a nascondersi un po'. A fatica, e a modo mio, mi adeguo. Il farmacista che comunica racconta le tecniche di comunicazione più utili per il farmacista nella sua professione quotidiana , e lo fa spiegando la teoria , aggiungendo esempi pratici ed esercizi per migliorare e ragionarci su. Ma il libro è anche, se lo vediamo nella sua globalità, una riflessione sulla professione stessa del farmacista qual è oggi e come potrà essere nel prossimo futuro. Come iscritta all'Albo da molti anni, posso dire che sono orgogliosa dei costanti attestati di fiducia che il farmacista riceve dai clienti e dai pazienti, e sono altrettanto orgogliosa dei molti farmacisti che vedo prodigarsi nel lavoro quotidiano a favore della qualità di vita di tutti. Sono invece meno orgogliosa di alcuni arroccamenti a modelli mentali ormai obsoleti, che pure si incontrano. Prendete quindi questo libro come un supporto, un aiuto e un invito al rinnovamento di una professione che ha origini antichissime e, spero, un brillante futuro.
coaching
Autore: Carla Fiorentini • 5 settembre 2026
A volte ci si pone obiettivi che, in realtà, sono già stati raggiunti: ecco un esempio di questa situazione Voglio trovare un metodo di lavoro! Più o meno è cominciato così il percorso di coaching. Lucia (ovviamente non è questo il suo nome) è una persona molto competente, molto stimata. Quando sa di sapere è anche decisa, volitiva, e non si lascia mettere i piedi in testa, ma sa anche essere modesta, disponibile. Giovane, matura per la sua età, può essere considerata un’impiegata modello o, come si dice oggi, uno young talent. Mi arriva al coaching per sviluppare maggiormente le sue capacità, peraltro ampiamente riconosciute dai suoi capi e dai suoi colleghi. Ed esordisce proponendomi l’obiettivo di trovare un metodo di lavoro. Da quel poco che la conoscevo, e da quello che mi avevano detto di lei in azienda, mi sembrava un obiettivo assolutamente pleonastico: se lei doveva trovare un metodo di lavoro che dire allora di tanti altri? Però come obiettivo ha senso, bastava formularlo in maniera adeguata. E poi un coach entra in merito al metodo, al processo, ma non può dire che rifiuta un obiettivo sensato perché sembra pleonastico. Così già alla seconda sessione di coaching l’obiettivo era stato ben formulato, e Lucia aveva proposto una strategia razionale. Le ho quindi dato come compito di perseguire l’obiettivo usando la sua strategia e chiedendole di portarne avanti, in parallelo, una alternativa. Lucia proponeva di fare, come primo passo, un’accurata indagine di tutto ciò che non funzionava nel suo metodo di lavoro. Io l’ho obbligata a cercare con altrettanto accanimento tutto ciò che funziona. Il risultato? Al terzo incontro Lucia era pienamente consapevole di avere metodi di lavoro efficaci, passibili di ottimizzazione, ma funzionanti. Ed aveva anche capito di avere la rara dote di essere flessibile nei suoi comportamenti, sapendo scegliere il metodo di lavoro in funzione delle situazioni. E così abbiamo cominciato a lavorare su obiettivi ben diversi. In questo caso la scelta di assecondare un obiettivo che in realtà era già stato raggiunto è stata efficace per superare un problema di autostima.
Autore: Carla Fiorentini • 4 settembre 2026
Spesso a diagnosi di malattia grave fa scattare l’inizio di percorso di gestione dell’esperienza, di un viaggio dell’eroe. Un argomento molto vasto e sfaccettato.
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